WEG- oder Hausverwaltung

EMSIGbietet Ihnen die Verwaltung der Objekte von Eigentümergemeinschaften nach WEG-Recht an. dies umfasst z. B. folgende Standard-Aufgaben, die gemäß § 27 WEG zu erbringen sind:

• Überwachung der Geldflüsse mittels chip-Tan-gesichertem Online-Banking-Programm
• Verwaltung der Gelder und Vorgänge der Eigentümergemeinschaft mit Hilfe der weit verbreiteten Software WinCasa der software24.AG
• Anmahnung und Eintreiben rückständiger Hausgeldzahlungen, ggf. Anstrengung von gerichtlichen Mahnverfahren
• Erstellen der Abrechnungen für ein Wirtschaftsjahr noch vor dem Ablauf der steuerlich wichtigen Termine (z. B. Mai des Jahres) - je nach Prüfungsumfang schon im März!
• Abschließen von Verträgen mit den Versorgern (z. B. Strom, Gas, Wasser, Kabelfernsehen; Angebotsvergleiche).
• Abschließen von Verträgen mit Versicherungen unter Beiziehung eines professionellen Versicherungsmaklers
• Aufstellen und Überwachung der Hausordnung
• Abschließen von Verträgen zur Hauspflege (Hausmeistervertrag, Hausreinigung, Pflege der Grünflächen, Gehwegreinigung, Winterdienst)

Im Verwaltungsauftrag eingeschlossene Grundleistungen (ohne Zusatzkosten!), wie z. B.:

• Adresspflege bei Eigentümer- oder Bewohnerwechseln bzw. Namensänderungen / Ergänzungen (Ausnahme: Notariell zu beglaubigende Eigentümerwechsel)
• Änderungen der Zahlungswege (Anpassung der Konten / Kreditinstitute bei einem Wechsel)
• Aufstellung und Zustellung der Abrechnungsunterlagen für ein Wirtschaftsjahr (Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Einzelwirtschaftsplan, Abgrenzung der Kosten nach Ein- / Ausgabejahr sowie Wirtschaftsjahr, Auflistung von Soll und Ist gemäß Eigentümerkonto, Aufstellung der haushaltsnahen Leistungen gemäß § 35 EStG, Aufstellung der Entwicklung zur Instandhaltungsrücklage gemäß den neuesten Richtlininen der Finanzverwaltung, mehrjähriger Instandhaltungsplan, Bereitstellung aktueller Eigentümerlisten, Angabe von Vergleichsdaten zu den Nebenkosten gemäß Mietspiegel der BRD, ...). Es wird die Zustellung per E-Mail mittels pdf-Dateien bevorzugt - sie ist aber nicht Voraussetzung.
• Bereitstellung aller Vertragsdaten der WEG sowie weiterer Informationen im Internet als download-Angebot.
• Vorbereitung von Eigentümerversammlungen in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat; Erstellen von aussagekräftigen Zusammenfassungen als Vorabinformation für die Beschlussfassung (insbesondere bei Instandhaltungsmaßnahmen).
• Erstellen von ausführlichen Besprechungsprotokollen zu den Eigentümerversammlungen mit Kommentaren (nicht nur gesetztesmäßig verlangte Beschlussprotokolle); Versand der zeitlich und  nach Stimmen / Miteigentumsanteilen festgehaltenen Abstimmungen zu Beschlüssen; auf Anfrage: Zustellung der Beschlusssammlung als pdf-Datei oder in Briefform. Auf besonderen Wunsch und gegen zu vereinbarendem Kostenersatz: Aufnahme auch der vor 2007 liegenden Beschlüsse oder der vor der Verwaltungsübernahme gefassten Beschlüsse in die Beschlusssammlung.
• Umsetzung der Beschlüsse einer Eigentümerversammlung (oder von Anregungen der Eigentümer) in eine "to-do-Liste" u. a. mit der Führung des "Erledigungsdatums". Monatliche Veröffentlichung dieser Liste auf dem Internetportal (ab. Dez. 2011).
• Kontenmäßige Trennung der unterschiedlichen Instandhaltungsmaßnahmen oder der Versicherungsschäden, um auch langfristig eine genaue Übersicht über die Kostenursachen zu bewahren.
• Schriftliche Beauftragung der Handwerker oder Firmen bei Instandhaltungsmaßnahmen. Dabei werden die zu beauftragenden Leistungen nach den in der HOAI vorgegebenen Leistungsphasen genau definiert und die erforderlichen Rückkoppelungen / Abstimmungen zum Auftraggeber (also der Eigentümergemeinschaft) eindeutig zeitlich und fachlich  vereinbart.
• Fachgerechte Bauüberwachung selbst bei kleineren (< 10.000 € Abrechnungssumme) Einzelmaßnahmen; Abnahme und Abrechnung der Maßnahmen. Bei größeren Baumaßnahmen wird eine Aufwandsentschädigung in Höhe von ca. 3% der Brutto-Abrechnungssumme berechnet. 
• Betreuung der Klingel- und Briefkastenanlage (Austausch von geänderten Bewohner-Namen in einem einheitlichen Design); Betreuung einer Schließanlage (Schlüsselanfertigung nach Anforderung; Führung einer Schlüsselliste)

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Gebühren für Zusatzleistungen, die z. B. separat zu vergüten wären (sie sind  auch verhandelbar; siehe individuelles Angebot):

a) vom jeweils betroffenen Eigentümerzu zahlen

• Gebühren zur Zustimmung des Verwalters beim Verkauf einer Einheit (wenn in der Teilungserklärung eine notariell beglaubigte Zustimmung erforderlich ist): 100,00 € inkl. 19% MwSt.
• Bearbeitung von Überweisungen je Stk.: 2,50 € inkl. 19% MwSt.(das Lastschriftverfahren ist das Regelverfahren)
• Bearbeitung von Rücklastschriften je Stk.: 3,00 € inkl. 19% MwSt.
• Bearbeitung von Mahnungen je Stk.: 5,00 € inkl. 19% MwSt.
• Bearbeitung von Nutzerwechseln bei der Ablesung und Kostenaufteilung von Wasser- und Heizungskosten je Fall: 15,00 € inkl. 19% MwSt.

b) von der Eigentümergemeinschaft zu zahlen

• Betreuuung (Angebotseinholung, Beauftragung, Überwachung, Abrechnung)  von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen (Bruttoabrechnungssumme > 10.000 €): 3 % der Abrechnungssumme (inkl. 19 % MwSt.)
• Durchführung von mehr als 1 Eigentümerversammlung im Jahr (Kosten siehe individueller Vertrag)
• Übernahme von Verwaltungsunterlagen und Buchung von zurückliegenden Verwaltungszeiten (je nach Aufwand)

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Die Übernahme von weiteren Verwaltungen ist derzeit noch möglich, ohne dass dadurch die Betreuungsqualität bei EMSIG gemindert wird. Das Betreuungsverhältnis (Mitarbeiter : betreute Verwaltungseinheiten) liegt unter 1 : 200. Hinweis: Bei Verwaltung der Konkurrenz spürt man oft schon an den Reaktionszeiten, dass dieses Verhältnis bei mehr als 1 : 400 liegt.

Eine Verwaltungsübernahme erfolgt nach einem klaren, zeitlich strukturierten Fahrplan:

1. Übernahme der Verwaltungsunterlagen inkl. der gesetzesgemäßen Beschlusssammlung vom Vorverwalter im Beisein eines Eigentümervertreters mit Abklärung offener Vorgänge; Erstellung eines umfassenden Übernahmeprotokolls.
2. Ggf. Eintrag als Verwalter beim Grundbuchamt gemäß unterzeichnetem Beschlussprotokoll der Eigentümerversammlung..
3. Abklären der aktuellen Eigentümer- und Bewohnerlisten mit Zustellung eines entsprechenden Anschreibens bezüglich des neuen Ansprechpartners; Anforderung der individuellen Einzugsermächtigung für die Hausgeldzahlungen.
4. Übernahme der Stammdaten der Eigentümergemeinschaft in das Verwaltungsprogramm von EMSIG.
5. Anschreiben der Vertragspartner (Strom, Wasser, Gas, Versicherungen, Wartungsdienste, ...), um den Schriftwechsel und die Rechnungsstellung auf die neue Verwaltung umzustellen.
6. Einrichtung von Treuhandkonten im Namen der Eigentümergemeinschaft.
7. je nach Fall: Übernahme der Buchungssätze (Hausgeldzahlungen, Ausgaben-Buchungen) des vereinbarten Zeitraums in das Verwaltungsprogramm von EMSIG.
8. Kontaktaufnahme mit den Vertragspartnern laufender Maßnahmen (z. B. zur Instandhaltung). Aushang der wichtigen Daten zur Ereichbarkeit von Firmen und Personen. Rechtzeitige Ankündigung anstehender Maßnahmen für die Bewohner.
9. ggf. Prüfung der Buchungen der Vorverwalter und Erstellung einer Jahresabrechnung.
10. wenn erforderlich: Einberufung einer neuen Eigentümerversammlung, auf der offene Probleme sowie die weitere Vorgehensweise abzustimmen sind.

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Daneben werden viele Leistungen erbracht, die bei anderen Verwaltungen nicht üblich sind, wie z. B. : 

- Computergestützte Präsentation bei den Eigentümerversammlungen (siehe z. B. Flashfilm oder Einzelbilder mit seitlichen Kommentaren unten)

- Überwachung von Instandhaltungsmaßnahmen durch einen Bauingenieur mehr >

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